Koronan vaikutukset: miten maailmanlaajuinen pandemia muuttaa työajan seurantaa

Globaali COVID-19-pandemia on muuttanut ihmisten ja organisaatioiden elämää enemmän kuin mikään muu maailmassa. On selvää, että kriisin selättämisen jälkeenkin maailma on muuttunut ikuisiksi ajoiksi.

Se koskee yhtä lailla toimintansa lopettaneita tai etätyöhön siirtyneitä yrityksiä kuin kriisin aikana normaaliin tapaan jatkaneita. Työnantajat ovat muuttaneet prioriteettejaan ottaakseen huomioon työntekijöiden terveyden ja turvallisuuden. Talouselämä valmistautuu koronan jälkeiseen aikakauteen, jolloin yritykset, koulut ja toimistot avaavat jälleen ovensa. Samanaikaisesti johtokunnissa ja henkilöstöosastoilla otetaan käyttöön uusia tiukkoja työntekijöiden henkilökohtaista ja työhygieniaa koskevia ohjeita ja prosesseja.

Haasteisiin vastaamiseksi yritykset ja organisaatiot pyrkivät löytämään teknologisia ratkaisuja, joilla virusten ja mikrobien leviämistä voitaisiin rajoittaa. Näiden uusien menetelmien keskiössä ovat kontaktittomat ratkaisut ovista pesualtaisiin ja hisseihin. Eivätkä ne ole vain väliaikaisia ratkaisuja. Nyt kun pandemian aiheuttamista massiivisista häiriöistä on kokemusta, yritysten omistajat ja muut johtajat toteuttavat pysyviä muutoksia, joilla halutaan estää tilanteen uusiutuminen ja hillitä ihmiskuntaan vaikuttavia terveysuhkia.

Huomio henkilöstöjohtamisen tarpeissa
Uusien tutkittavien tuotteiden ja prosessien joukossa ovat työajanseurannassa käytettävät ratkaisut. Ne liitetään usein kulunvalvontajärjestelmiin, jotka tallentavat työntekijöiden saapumisen ja poistumisen ja antavat tietoa työpäivän alkamisesta ja päättymisestä. Järjestelmät ovat perinteisesti olleet korttipohjaisia - eli edellyttävät kontaktia. Henkilöstöhallinnon ja turvallisuusasioista vastaavien haasteena on löytää uusia menetelmiä kerätä näitä tietoja terveysriskit minimoiden.

Työajanseurannan mahdolliset kontaktittomat ratkaisut voidaan liittää kahteen tällä hetkellä yleisesti hyväksyttyyn teknologiaan: biometriikkaan ja erilaisiin lähilukulaitteisiin.

Miksi kasvojentunnistus houkuttelee?
Vaikka kasvojentunnistus kohtaa edelleen suuria haasteita yleisen hyväksynnän ja käyttöönoton osalta, siitä on tullut biometriassa merkittävin tunnistustapa, joka noussee vielä enemmän esille tulevaisuudessa. Syitä on useita. Muita markkinoilla nykyisin olevia biometrisiä menetelmiä ovat iiris-, kämmen- ja sormenjälkitunnistus. Iiristunnistus sekoitetaan usein verkkokalvon skannaukseen, väärinymmärrettyyn ja jopa pelättyyn teknologiaan, joka on estänyt sen kasvun. Kuten kämmenen verisuonien kuvaus, iiriksen tunnistus on monille organisaatioille usein liian kallista. Sormenjälkien tunnistus on edelleen menestyvä menetelmä, mutta se ei ole kontaktitonta, mikä voi vähentää suosiota tulevaisuuden kontaktittomassa maailmassa. Muiden menetelmien rajoitteet antavat kasvojentunnistukselle erittäin vahvan aseman, jota jatkuvasti parantuva tarkkuus vahvistaa entisestään.

Yhdysvaltojen kansallisen standardi- ja tekniikkainstituutin (NIST) mukaan kasvojentunnistuksen tarkkuustaso on parantunut huomattavasti viimeisten kymmenen vuoden aikana. Hakujen epäonnistumisaste eli tilanteet, joissa ohjelma ei löydä tietokannasta kasvoille vastetta, on pudonnut vuoden 2010 viidestä prosentista 0,2 prosenttiin vuonna 2018, mikä tarkoittaa on 96 prosentin vähennystä.

Kun kasvojentunnistusohjelma kuvaa kasvot löytääkseen osuman, se prosessoi lukuisia erilaisia geometrisia vektoreita. Vaikka kaikki ohjelmat ovat keskenään erilaisia, useimmat laskevat samoja muuttujia kuten etäisyyden silmien välillä tai leu’asta otsaan. Ohjelmiston kehittyneisyydestä riippuen se voi käyttää  50, 75 tai useampaa eri muuttujaa. Jokainen analyysi tehdään yleensä yksilöllisesti. Ja mikä tärkeintä – henkilötietojen keräämiseen liittyvien huolien hälventämiseksi – ainoat tietokantoihin tallennetut tiedot ovat valokuvien sisältämät fyysiset tiedot ja valokuvissa olevien henkilöiden henkilöllisyys.

Lähiteknologian ratkaisut nousussa
Vaikka lähitunnistus on vakiintunut teknologia alan markkinoilla, sen merkitys uudessa kontaktittomassa maailmassa kasvaa varmasti edelleen. Kategoriaan sisältyy sekä lähilukukortteja ja -laitteita että mobiiliteknologiaa älypuhelimiin ladattuina sovelluksina. Kontaktittomat kortit  säilyttänevät nykyisen asemansa, mutta mobiiliratkaisut tulevat todennäköisesti suositummiksi. Niiden etuna on, ettei ylimääräistä hallinnointitukea tarvita. Mobiiliratkaisuilla on muitakin etuja. On luultavampaa, että henkilö unohtaa tai kadottaa korttinsa tai laitteensa kuin puhelimen, joka on yleensä käden ulottuvilla kaiken aikaa. Mobiilisovellus voidaan päivittää automaattisesti, mikä takaa että kaikki työntekijät käyttävät uusinta versiota. Vaikka kustannukset ovat merkittävä rajoittava tekijä, ongelmaa lievittävät esimerkiksi laitteet, jotka on asennettu RF-kortinlukijoihin ja jotka muuttavat mobiilin tunnistautumiskortin Bluetooth-signaalit RF-signaaleiksi.

Työajanseuranta koronanjälkeisessä maailmassa
Emme voi tietää tarkalleen, milloin pandemia saadaan lopullisesti hallintaan ja milloin maailman meno normalisoituu. Voimme kuitenkin olla varmoja, että jos ja kun näin tapahtuu, maailma ei enää näytä samalta kuin vuoden 2020 alussa.

Työaikatietojen keräystavat tulevat kehittymään merkittävästi siihen mennessä, kun työntekijät palaavat työpaikoilleen. Kehitystä ohjaa kontaktittoman kulunvalvonnan uusi aalto, jonka avulla ihmiset voidaan tunnistaa saapumisen ja poistumisen yhteydessä. Tärkeimpiä menetelmiä ovat kasvojentunnistusta ja lähiteknologiaa hyödyntävät järjestelmät, joista ykköspaikan ottaa todennäköisesti kasvojentunnistus tarkkuutensa ja mukavuutensa ansiosta.
 
Kirjoittaja: Stephen G. Sardi, Suprema America LLC: n henkilöstöjohtaja, alkuperäinen artikkeli luettavissa Supreman verkkosivustolla